L'email per inviare un preventivo può essere breve. Nomina il progetto, indica dove si trova il documento, spiega come approvarlo e concorda il prossimo contatto. Perimetro, prezzo e condizioni restano nel preventivo: copiarli nel messaggio crea due versioni della stessa offerta.
Cosa scrivere nell'oggetto
L'oggetto deve permettere al cliente di riconoscere subito progetto e documento. Puoi usare:
- Preventivo per [progetto] — [tuo nome o studio]
- Preventivo [numero] per [servizio]
- Come concordato: preventivo per [progetto]
- [Progetto]: preventivo pronto per la verifica
«Preventivo» da solo è poco utile, soprattutto se il destinatario sta confrontando più fornitori. Evita anche oggetti che fingono urgenza, come «Ultima occasione», se non esiste una scadenza reale.
La struttura dell'email
Un messaggio di invio deve rispondere a quattro domande:
- A quale conversazione si riferisce? Ricorda il progetto o la richiesta.
- Dove si trova il preventivo? Indica il link o l'allegato.
- Cosa deve fare il cliente? Nomina una sola modalità di approvazione.
- Quando vi risentirete? Proponi una data compatibile con il suo iter.
Quattro o cinque frasi possono bastare. Se il cliente deve conoscere una condizione per valutare l'offerta, quella condizione va anche nel preventivo. L'email non dovrebbe correggere o integrare di nascosto il documento.
Condividi una versione precisa
Vuoi inviare preventivi professionali in meno tempo?
Prova Proposa gratis e riusa template pronti per velocizzare la preparazione e aumentare le approvazioni.
Link o PDF allegato?
Un link cliente mantiene proposta, eventuali messaggi e decisione nello stesso spazio. È utile quando il cliente deve approvare online o quando vuoi evitare copie diverse del PDF.
Il PDF può servire se l'azienda deve archiviarlo, protocollarlo o caricarlo in un sistema interno. Chiedi quale formato preferisce chi gestisce gli acquisti.
Puoi anche fornire entrambi, purché coincidano. Specifica qual è la versione da approvare:
Ti invio il link alla versione Q-2026-041 rev. 2, che è quella valida per l'approvazione. Trovi anche il PDF identico in allegato per l'archivio amministrativo.
Prima di spedire, apri il link in una finestra privata e controlla il PDF scaricato. Un collegamento errato rende inutile anche l'email scritta meglio.
Esempio 1: dopo una call
Oggetto: preventivo per il sito North Street
Buongiorno Marco,
come concordato nella call di oggi, le invio il preventivo per la progettazione del nuovo sito North Street. Può consultarlo e approvarlo da questo link: [link al preventivo].
Il documento riporta perimetro, date proposte e condizioni di pagamento. Possiamo sentirci giovedì 20 agosto per eventuali domande?
Cordiali saluti, Anna
L'esempio non promette che le date siano già bloccate e non aggiunge condizioni assenti dal preventivo.
Esempio 2: cliente con cui lavori già
Oggetto: preventivo per la nuova area riservata
Ciao Luca,
ho preparato il preventivo per l'area riservata di cui abbiamo parlato ieri: [link al preventivo]. Ho separato la fase base dalle due integrazioni opzionali, così puoi valutarle senza mescolare i costi.
Per procedere puoi approvare dal link. Se preferisci rivederlo insieme, martedì pomeriggio sono disponibile.
A presto, Anna
Il tono è più diretto perché il rapporto lo permette. Non serve trasformare ogni invio in una lettera formale.
Esempio 3: più persone devono approvare
Oggetto: preventivo Q-2026-041 — progetto reporting
Gentile Dott.ssa Bianchi,
le invio il preventivo Q-2026-041 per il progetto reporting: [link al preventivo]. Il documento contiene le due fasi richieste e i dati utili alla verifica amministrativa.
Se il preventivo deve essere inoltrato ad altri referenti, può condividere lo stesso link oppure usare il PDF allegato. Chi devo coinvolgere per le domande tecniche e chi confermerà la decisione finale?
Cordiali saluti, Anna Verdi
Questa domanda chiarisce l'iter senza chiedere un'approvazione immediata a chi forse non può darla.
Cosa lasciare fuori
- Il preventivo riscritto nel corpo. Aumenta il rischio di importi o condizioni discordanti.
- Una nuova trattativa sul prezzo. Non offrire uno sconto che il cliente non ha chiesto.
- Risultati non dimostrabili. L'email non rende credibile una promessa che il documento non può sostenere.
- Tre azioni diverse. Scegli tra risposta, firma o approvazione dal link.
- Scadenze inventate. Cita validità e disponibilità solo se sono reali e compaiono nell'offerta.
- Allegati senza nome. Usa un file riconoscibile, per esempio
preventivo-Q-2026-041-north-street.pdf.
Prima di premere invio
- Nome, progetto e numero del preventivo coincidono?
- Il link si apre senza il tuo account?
- L'eventuale PDF corrisponde alla versione online?
- Il cliente sa come approvare?
- Hai indicato un solo prossimo passaggio?
- La data proposta tiene conto del suo processo decisionale?
- Destinatari e copie conoscenza sono corretti?
Con il software preventivi per freelance di Proposa puoi pubblicare il preventivo e ottenere un link sicuro da condividere dal tuo account email. Proposa non invia il messaggio al cliente: conserva il documento, le aperture, la conversazione e la decisione collegate allo stesso link. Il software per tracciare i preventivi mostra come leggere le attività dopo l’invio.
Se il documento non è ancora pronto, parti dalla guida su come fare un preventivo freelance. Dopo l'invio, usa la data concordata invece di scrivere a caso. La guida al follow-up dopo un preventivo contiene tempi ed esempi per il messaggio successivo; quella sulla gestione dei preventivi inviati aiuta a ordinare stati, versioni e prossime azioni.
Dal preventivo alla decisione
Vuoi inviare preventivi professionali in meno tempo?
Prova Proposa gratis e riusa template pronti per velocizzare la preparazione e aumentare le approvazioni.