Il preventivo descrive lavoro, prezzo e condizioni per permettere al cliente di decidere. La proforma, o avviso di parcella per molti professionisti, anticipa invece le informazioni che compariranno nella fattura e può essere usata per chiedere un pagamento o agevolare una procedura amministrativa.
Nella pratica dei servizi, il preventivo precede spesso l'accordo e la proforma lo segue. Non è però una definizione assoluta: contano la funzione del documento, l'accordo sottostante e gli obblighi fiscali applicabili.
Le informazioni che seguono sono generali. Tempi di fatturazione, IVA, bollo e diciture dipendono dall'operazione e dalla posizione fiscale: verifica il tuo flusso con il commercialista.
Differenza tra preventivo, proforma e fattura
| Preventivo | Proforma o avviso di parcella | Fattura | |
|---|---|---|---|
| Funzione | Presentare perimetro, prezzo e condizioni | Anticipare dati e importo del documento fiscale | Documentare fiscalmente l'operazione |
| Momento tipico | Prima dell'accettazione | Prima della fattura, spesso per chiedere il pagamento | Quando previsto dalle regole di fatturazione |
| Contenuto principale | Consegne, esclusioni, tempi, prezzo, termini | Dati delle parti, voci, contributi, imposte, totale e pagamento | Dati e campi fiscali obbligatori |
| Passaggio da SdI | No | No, finché non è una fattura elettronica | Sì, nei casi previsti |
| Numerazione | Serie interna | Serie interna distinta e riconoscibile | Numerazione fiscale |
La proforma non sostituisce il preventivo accettato o il contratto. Se riporta soltanto un importo, non documenta da sola consegne, revisioni, diritti e scadenze.
Quando usare il preventivo
Invialo quando il cliente deve ancora valutare:
- cosa riceverà;
- cosa resta escluso;
- tempi e dipendenze;
- prezzo e pagamenti;
- modalità di accettazione.
Un preventivo sufficientemente preciso e accettato può contribuire a formare il contratto. La guida Il preventivo è vincolante? approfondisce forma, revoca e accettazione.
Quando usare la proforma
La proforma può essere utile per:
- comunicare l'importo da versare prima dell'emissione della fattura;
- fornire all'amministrazione del cliente dati, coordinate e voci per autorizzare il pagamento;
- richiamare un ordine d'acquisto;
- anticipare il calcolo di compenso, contributi, IVA o ritenuta, quando applicabili.
Per un professionista, la denominazione avviso di parcella descrive bene questa funzione. Qualunque titolo tu scelga, rendi evidente che non si tratta della fattura fiscale.
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Cosa scrivere sulla proforma
Inserisci:
- “Proforma” o “Avviso di parcella” nel titolo;
- una dicitura evidente come “documento non valido ai fini fiscali”;
- un riferimento interno distinto dalla numerazione delle fatture;
- data e dati delle parti;
- riferimento al preventivo, contratto o ordine;
- descrizione delle prestazioni;
- compenso, contributi, imposte e ritenute pertinenti;
- totale da versare e coordinate di pagamento;
- indicazione che seguirà la fattura secondo i termini di legge.
Una serie come PRO-2026-014 aiuta a non confondere il documento con la fattura elettronica. Mantieni coerenti voci e totale con l'accordo; se il perimetro cambia, aggiorna prima l'accordo commerciale.
Proforma, pagamento e momento della fattura
La proforma non consente di scegliere liberamente quando nasce l'obbligo fiscale. Per molte prestazioni di servizi, l'articolo 6 del DPR 633/1972 collega l'effettuazione dell'operazione al pagamento del corrispettivo, fatte salve regole ed eccezioni specifiche. L'articolo 21 disciplina poi l'emissione della fattura.
Questo significa che, quando arriva il bonifico, può scattare l'obbligo di emettere la fattura nei tempi previsti anche se prima avevi inviato soltanto una proforma. La data dipende dal tipo di operazione, dal soggetto e dal regime fiscale: non usare la proforma per rimandare arbitrariamente la fatturazione. Se devi ancora definire la funzione del pagamento, leggi la differenza tra acconto e caparra nel preventivo.
La fonte normativa è il DPR 633/1972 su Normattiva, in particolare gli articoli 6 e 21.
Esempio di flusso documentale
Per un progetto da 2.400 € con anticipo del 40%, un flusso possibile è:
- Preventivo P-2026-018: perimetro, 2.400 €, condizioni e anticipo del 40%.
- Accettazione del cliente: riferita a quella versione.
- Proforma PRO-2026-014: 960 €, collegata al preventivo e all'eventuale ordine.
- Pagamento: il cliente versa 960 €.
- Fattura: emessa con i dati e nei tempi previsti per l'operazione.
- Saldo: gestito secondo la tappa concordata.
La proforma non è sempre necessaria. Se puoi emettere direttamente la fattura per l'anticipo, il percorso può essere più semplice. Segui il flusso confermato dal tuo consulente.
Errori da evitare
- Usare la proforma come unico accordo. Conserva preventivo accettato, ordine o contratto.
- Farla sembrare una fattura. Titolo e dicitura devono essere inequivocabili.
- Inserirla nella numerazione fiscale. Usa un riferimento separato.
- Dimenticare la fattura dopo il pagamento. La proforma non chiude l'adempimento.
- Cambiare importo senza spiegazione. Riconcilia ogni documento con quello precedente.
- Applicare diciture copiate. Regime, contributi, IVA e ritenuta dipendono dalla posizione reale.
Quale documento inviare?
- Il cliente sta ancora scegliendo: preventivo.
- Esiste già un accordo e servono dati preliminari per il pagamento: proforma o avviso di parcella.
- È arrivato il momento fiscale previsto dalla normativa: fattura.
- Il lavoro è ancora troppo incerto per un prezzo fisso: prima una stima o una fase di analisi.
Se sei nel regime agevolato, leggi anche come impostare un preventivo in regime forfettario. Per creare la parte commerciale puoi usare il modello di preventivo compilabile.
Fonte normativa
- DPR 633/1972 su Normattiva, articoli 6 e 21
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