Un preventivo può essere gratuito oppure a pagamento. Non esiste una regola generale che renda gratuita ogni attività necessaria a prepararlo. La scelta più chiara è distinguere una breve offerta commerciale da una vera fase di analisi, sopralluogo o progettazione.
Se vuoi far pagare questa fase, comunicalo prima che il cliente ti affidi il lavoro. Indica cosa riceverà, quanto costa e se l'importo verrà scalato dal progetto successivo. Una voce comparsa soltanto a lavoro svolto è difficile da difendere e rovina il rapporto.
Quando ha senso un preventivo gratuito
Il preventivo gratuito funziona bene quando puoi definire il lavoro con poche informazioni e un tempo di preparazione contenuto. Per esempio:
- il servizio è standard;
- prezzi e opzioni sono già chiari;
- bastano una breve call e un modulo;
- non devi produrre diagnosi, disegni o calcoli riutilizzabili;
- il potenziale cliente è già qualificato.
In questi casi il preventivo fa parte del processo commerciale. Il costo per prepararlo resta nel costo di acquisizione dei clienti e può essere assorbito dai lavori accettati.
Gratuito non significa illimitato. Puoi chiedere le informazioni indispensabili, proporre una sola versione e stabilire che eventuali studi tecnici richiedono un incarico separato.
Quando far pagare analisi o sopralluogo
Il pagamento è più comprensibile quando il cliente riceve un risultato utile anche se non affida a te il progetto finale. Può trattarsi di:
- un sopralluogo con rilievi;
- un audit tecnico;
- una ricerca preliminare;
- una diagnosi del problema;
- un workshop con più persone;
- un piano, una specifica o un documento di fattibilità;
- una stima che richiede dati, fornitori o calcoli complessi.
In questi casi è spesso più preciso non vendere un «preventivo a pagamento». Vendi una fase di analisi con consegne e prezzo propri. Al termine potrai formulare il preventivo per l'esecuzione sulla base di informazioni migliori.
Il confine evita due equivoci: il cliente sa che sta acquistando un lavoro, mentre tu non prometti un prezzo fisso prima di conoscere il problema.
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Cosa dire prima di iniziare
Una comunicazione corretta risponde a cinque domande:
- Quale attività svolgerai?
- Quale documento o risultato consegnerai?
- Quanto costa, incluse imposte e spese pertinenti?
- Quando verrà consegnato?
- Il costo verrà detratto dal progetto successivo?
Esempio per un sopralluogo:
Il sopralluogo e il rilievo hanno un costo di 180 euro, oltre agli oneri applicabili. Riceverai una scheda con misure, criticità osservate e ipotesi di intervento entro tre giorni lavorativi. Se ci affiderai il lavoro entro 30 giorni, detrarrò 100 euro dal corrispettivo del progetto.
Esempio per una fase di analisi:
Prima di stimare lo sviluppo propongo una fase di analisi da 450 euro. Comprende una riunione di 60 minuti, la verifica dei flussi esistenti e una specifica sintetica con perimetro, dipendenze e stima della fase esecutiva. L'incarico termina con la consegna della specifica e non obbliga ad acquistare lo sviluppo.
Evita formule come «eventuali costi di preventivazione saranno comunicati». Il cliente deve conoscere il prezzo o il criterio di calcolo prima di essere vincolato.
Professioni regolamentate e clienti consumatori
Per le professioni regolamentate, l'articolo 9, comma 4, del DL 1/2012 prevede che il compenso sia pattuito al conferimento dell'incarico. Il professionista deve rendere noto al cliente il grado di complessità, gli oneri ipotizzabili e la misura del compenso con un preventivo di massima scritto o digitale, indicando le voci di costo.
La norma non dice che ogni studio preliminare debba essere svolto gratis. Impone però trasparenza sul compenso dell'incarico. Se l'analisi preliminare è una prestazione autonoma, descrivila e falla accettare prima di iniziare. Ordini professionali e discipline di settore possono prevedere ulteriori obblighi.
Nei contratti a distanza o fuori dai locali commerciali con un consumatore, l'articolo 49 del Codice del consumo richiede informazioni chiare sul prezzo totale oppure sul metodo di calcolo e sugli eventuali costi aggiuntivi prima che il consumatore sia vincolato. Possono applicarsi anche regole sul recesso e sull'avvio anticipato del servizio.
Per casi B2C, lavori edili, professioni ordinistiche o settori regolati, verifica la procedura concreta con l'associazione di categoria o un consulente.
Tre modi semplici per stabilire il prezzo
Importo fisso
È la soluzione più leggibile per un sopralluogo o un audit ben delimitato: «250 euro per analisi e relazione di due pagine».
Tariffa oraria con limite
Utile quando l'impegno è incerto: «90 euro l'ora, fino a un massimo di quattro ore senza nuova autorizzazione». Indica anche come documenterai il tempo.
Credito sul progetto
Puoi detrarre tutto o parte del costo se il cliente acquista la fase esecutiva. Scrivi importo, scadenza e condizioni del credito. Non chiamarlo rimborso se in realtà è uno sconto futuro.
Il prezzo dovrebbe dipendere dal lavoro e dal risultato consegnato, non dal desiderio di punire chi chiede informazioni.
Quando non conviene farlo pagare
Chiedere un compenso può creare più attrito che valore quando:
- la richiesta è standard e richiede pochi minuti;
- non consegni nulla di utilizzabile;
- il cliente deve pagare solo per sapere se puoi aiutarlo;
- i concorrenti rendono già il confronto semplice;
- non hai spiegato in anticipo la differenza tra offerta e analisi.
Puoi anche usare una selezione gratuita breve: raccogli budget, obiettivo e tempi, poi proponi l'analisi a pagamento soltanto se serve davvero.
Un flusso senza sorprese
- Fai una prima verifica gratuita e breve.
- Se mancano dati essenziali, proponi un incarico di analisi separato.
- Fai approvare consegne, prezzo e condizioni dell'analisi.
- Svolgi il lavoro e consegna il risultato promesso.
- Prepara il preventivo del progetto, indicando se applichi un credito.
Con Proposa puoi inviare la proposta per la fase di analisi, registrare la decisione e conservare messaggi e documenti nello stesso spazio. Se il cliente prosegue, prepara poi un nuovo preventivo con il perimetro emerso: due incarichi reali, non due pagine costruite per lo stesso intento di ricerca.
Fonti ufficiali
- DL 24 gennaio 2012, n. 1, articolo 9 su Normattiva, obblighi informativi per le professioni regolamentate
- Codice del consumo, articolo 49 su Normattiva, informazioni precontrattuali nei contratti a distanza e fuori dai locali commerciali
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